Pagos o Abonos en Cuentas y Retenciones con el Formato 1001

¿Qué es el formato 1001?

El formato 1001, es un reporte en donde se especifican todos los pagos o causaciones totales del año natural o período fiscal que se han realizado a un tercero, independientemente de que no todos los pagos o causaciones hayan sido objeto de retenciones en la fuente.

¿Cuáles son los pagos o abonos en cuenta y retenciones en la fuente practicadas que corresponden al formato 1001?

1) Reportes sobre el valor efectivamente pagado:

• Viáticos: corresponde al valor efectivamente pagado que no forma parte del ingreso del trabajador, según concepto estipulado 5055.
• Gastos de representación: al igual que el punto anterior, también constituye el valor efectivamente pagado que no forma parte del ingreso del trabajador, según concepto establecido 5056.
• Donaciones efectuadas a entidades (en dinero): son aquellas donaciones realizadas en dinero a las entidades que son señaladas en los artículos 125, 125-4, 126-2 y 158-1, correspondiente a lo establecido en el Estatuto Tributario, así como también según el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, concepto 5013.
• Donaciones efectuadas a entidades (diferentes a dinero): son aquellas donaciones en activos (que no incluyen dinero) que se realizaron a entidades y, que son señaladas en los artículos 125, 125-4, 126-2 y 158-1, correspondiente al Estatuto Tributario, según lo que se establece en el artículo 16 de la Ley 814 de 2003, concepto 5014.
• Todos aquellos pagos que se realizan por concepto de: loterías, rifas, apuestas y semejantes, según concepto 5044.
• Todos aquellos intereses y rendimientos financieros pagados según concepto 5063.
• Los desembolsos por depósitos judiciales, según concepto 5073.
• Todos los desembolsos por reintegros de depósitos judiciales, según concepto 5074.
• Todas aquellas devoluciones de saldos correspondientes a los aportes pensionados pagados, según concepto 5064, referentes a fondo de pensiones obligatorias.
• Todos los excedentes pensionados que son de libre disponibilidad componente de capital pagados, según concepto 5065, también referentes a fondo de pensiones obligatorias.

2) Pagos o abonos en cuenta que se deben reportar en la columna deducible:

• Todos aquellos pagos o abonos en cuenta que reflejen costo o deducción a impuesto desmontable, incluyendo la compra de aquellos activos fijos o movibles.
• Todos los egresos efectuados en el año gravable, que tengan que ver con las actividades desarrolladas en cumplimiento de su objeto social, deberán principalmente incluirlo las entidades del Régimen Tributario Especial.
• Todos aquellos pagos o abonos en cuenta de aportes para fiscales, que se realicen a entidades promotoras de salud y los fondos de pensiones obligatorios.
• Todos aquellos valores con respecto al IVA y la retención en la fuente a título de IVA que se encuentren asociados a pagos de rentas de trabajo y pensiones, según concepto 5016. Adicionalmente, todos los demás costos y deducciones.

3)  Pagos o abonos en cuenta que deben ser reportados en la columna de no deducibles:

• Se reportan todos aquellos pagos o abonos en cuenta que no son solicitados fiscalmente como costo o deducción.
• Todos aquellos egresos correspondientes a las entidades del Régimen Tributario Especial, cuyos conceptos no sean de objeto social.
• Todas aquellas entidades que no sean contribuyentes obligadas o, que no tengan que presentar alguna declaración de ingresos y patrimonios, están en la obligación de informar el valor total de los egresos, para ello deberán diligenciar en la columna de pagos o abonos en cuenta no deducibles y en cero (0) en la columna que corresponda a pagos o abonos en cuenta deducibles.
• Se debe colocar el valor de los pagos o abonos en cuenta de todos aquellos contribuyentes correspondientes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.
• Todos aquellos pagos o abonos de aportes para fiscales que se realicen a entidades promotoras de salud y a los respectivos fondos de pensiones obligatorios que correspondan al empleado.
• El respectivo valor de los desembolsos que se realicen por depósitos judiciales.
• El valor de los desembolsos por reintegros de depósitos judiciales.
• El valor de la enajenación correspondientes a activos fijos de personas naturales ante oficinas de tránsito y otras autoridades.
• El valor que se haya acumulado por la devolución de pagos o abonos en cuenta que sean de operaciones de años anteriores y que resultaron anuladas , rescindidas o resueltas.
• * Aquel valor base que corresponda a las retenciones practicadas a título de Impuesto de Timbre, al igual que el valor base de las devoluciones de retenciones a título de timbre.
• El valor base que respecta a la retención del impuesto nacional al consumo.
• El valor base de la retención que se realiza sobre la contribución para laudos arbitrales.

¿Cuáles son los requerimientos que se deben tener para cumplimentar con el formato 1001?

Los requerimientos que se deben tener presentes al momento de rellenar el formato 1001, correspondiente a los pagos o abonos a cuentas y retenciones son los siguientes:

• Contar con un balance de prueba que corresponda al período fiscal, es decir, desde enero hasta diciembre. Este balance debe estar elaborado bajo las normativas internacionales y debe contener todas las cuentas que acumulan los pagos y/o acusaciones a terceros, entre ellas, cabe destacar propiedad planta y equipo, inversiones en instrumentos de patrimonio, inventarios, activos biológicos, gastos pagados por anticipado, utilidades acumuladas que hayan sido repartidas, costos y gastos del ejercicio, entre otros.

Adicionalmente, en este balance de prueba se deben incluir las cuentas del pasivo por conceptos de retenciones en la fuente practicadas a terceros, bien sea por título de renta o de IVA o de timbre, ya que de aquí se tomará el dato de las retenciones practicadas o asumidas con el tercero.

En este caso, no se reportarán autorretenciones en la fuente. Por otra parte, en el caso de las cuentas de gastos en donde no se manejen beneficiarios externos, como por ejemplo, gasto depreciaciones o gastos provisiones, se colocarán en otro formato distinto.

Si el pago se registraba anteriormente junto con el valor del IVA, en este caso se debe tener detallado, cuánto corresponde al valor del pago o causación y, por ende, cuanto es el valor del IVAque se dejó como valor mayor del pago o causación, todo esto se aclara, ya que en este caso del IVA, el valor debe reportarse en una columna diferente dentro del formato.

• Tener en cuenta que si la entidad o persona natural llegó a participar durante el año fiscal como miembro de un consorcio o unión temporal, participó en cuentas conjuntas en contrato de exploración de hidrocarburos, gases y minerales, en estos casos, se deben eliminar del balance los gastos que figuran en sus contabilidades, ya que estos costos y gastos deben ser reportados por el respectivo consorcio o unión temporal, usando para ello el formato especial 5247 de la Resolución 011004 de 2018.
• Si se trata de una persona natural o una sucesión ilíquida, se debe reportar solamente los respectivos valores por costo o gastos, es decir, los deducibles o no deducibles, que estén relacionados únicamente con sus rentas de capital y rentas no laborales.
• Una vez establecidos todos los parámetros que deban fijarse en el balance de prueba, tratar de convertir este balance en una «base de datos», en donde se pueda reflejar para cada registro, el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el NIT del tercero, el nombre del tercero, los movimientos contables débitos y créditos del año, el saldo contable a diciembre, los ajustes para transformar los saldos contables hasta saldos fiscales, entre otros.