Retenciones en la fuente a título de renta, IVA y timbre con el Formato 1003

¿Qué se reporta en el formato 1003?

Según lo que se establece en el artículo 631, literal c) del Estatuto Tributario, en el formato 1003 se debe presentar el reporte correspondiente a las retenciones en la fuente a título de renta, IVA y timbre, que terceros hayan practicado a la entidad o persona informante.

¿De qué se trata la Retención en la Fuente?

La retención en la fuente, se basa en un procedimiento que sirve para poder recaudar algunos impuestos de forma gradual en un mismo período fiscal en el cual han sido producidos.

Entre las retenciones en la fuente que se pueden realizar durante un año gravable están:

el impuesto sobre la renta y complementario, el impuesto sobre las ventas y el impuesto de timbre nacional.

Por tal motivo y, expuesto a lo antes mencionado, el procedimiento que se lleva a cabo en la retención en la fuente, lo realiza el «Agente de Retención», que no es más que la persona natural o jurídica, es decir, el sujeto activo responsable de realizar y poner en práctica el proceso de la retención cuando el titular al que se le va a realizar el pago o abono en cuenta sea sujeto pasivo del impuesto, o en caso, de que el concepto al que se debe abonar o pagar se encuentre sujeto a retención.

¿Cuándo se retiene en la fuente?

La retención de la fuente se da mediante el proceso por el cual se realiza la compra de bienes o servicios, es decir, cuando se hace el pago o abono en cuenta. A través de este procedimiento se puede realizar el pago de un determinado impuesto en pequeñas cuotas mensuales y no de una vez al finalizar el año gravable.

¿Cuándo no se realiza o se aplica la retención en la fuente?

De forma general, no se aplica la retención en la fuente cuando:

• Quien realice el pago no sea agente de retención.
• El pago no supere la base mínima de retención de la fuente.
• Se trate de un pago que se trate de una renta exenta para quien recibe el pago.

¿Cuáles son los plazos para presentar las declaraciones de retención en la fuente: renta, IVA y timbre, formato 1003?

Para realizar estas declaraciones de retención en la fuente como son, impuesto sobre la renta, IVA y el impuesto del timbre nacional, los plazos para el respectivo pago se especifican en el artículo 1.6.1.13.2.33 del Decreto 1625 de 2016, que fue modificado por el artículo 1 del Decreto 1680 de 2020, allí se podrá conocer la fecha límite en la que se debe presentar dicha declaración y para la realización del pago se debe tener en cuenta el último dígito del NIT del agente retenedor registrado previamente en el Registro Único Tributario (RUT), esto sin incluir el dígito de verificación.

¿Cómo se presenta el formato 1003, correspondiente a la declaración en la fuente?

En primer lugar, se debe tener toda la información actualizada, principalmente los datos personales, como son: el tipo de identificación, identificación, dirección, municipio, departamento y ciudad.

Por otra parte, la información correspondiente a la declaración en la fuente debe presentarse en reportes o formatos. La ley establece que estos reportes o formatos deben ser entregados en un formato XML, mediante el respectivo prevalidador tributario, quien se encarga de realizar los trámites y descargar de forma gratuita a través del portal de la DIAN.

También, es de importancia revisar todas las cifras que van a ser asentadas durante la elaboración en el formato o reporte, en este caso, el formato es el 1003, para evitar futuros errores o sanciones.

¿Cómo se puede utilizar el Formato 1003?

Este formato 1003, se debe utilizar para reportar los importes de retención de impuestos que son cargados por los clientes.

Entre la información que se notifica en el archivo de salida XML de este formato 1003 está lo siguiente:

• Concepto: según lo establecido en la resolución.
• Tipo de documento: según lo establecido en la resolución.
• Número de identificación: se debe diligenciar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco.
• Dígito de verificación: corresponde al tipo de documento 31-NIT, si se conoce debe diligenciarse.
• Primer y segundo nombre del informado: en caso de tratarse de una persona natural.
• Primer y segundo apellido del informado: en caso de tratarse de una persona natural.
• Razón social del informado: en caso de tratarse de una persona jurídica.
• Dirección.
• Código del departamento: código DANE numérico, se deben incluir los ceros a la izquierda.
• Código del municipio: código DANE numérico, se deben incluir los ceros a la izquierda.
• Valor acumulado del pago o abono sujeto a retención en la fuente: en este caso el valor debe ser positivo, entero y no debe llevar ni puntos ni comas.
• Retención en la fuente que le practicaron: en este caso el valor también debe ser positivo y no debe incluir ni puntos ni comas.