Formato 1008 para el reporte de saldos de cuentas por cobrar al 31 de diciembre

¿Qué es el formato 1008 y para qué se utiliza?

En este formato 1008 se reporta de forma detallada los saldos de las cuentas por cobrar que sean iguales o superiores a $500.000 o iguales o superiores a $1.000.000, el monto va a depender de la persona o entidad obligada a reportar este formato 1008 a 31 de diciembre del año gravable anterior.

Esta información exógena que se debe reportar mediante el formato 1008  correspondiente a los saldos de las cuentas por cobrar que se hayan producido en el año gravable, deben ser tanto por operaciones ordinarias como no ordinarias.

Antes de continuar con el formato 1008, es preciso aclarar de qué se trata una cuenta por cobrar.

Una cuenta por cobrar, es una cuenta que se presenta con un saldo deudor cuando se refleja el balance de situación en una empresa o entidad. La cuentas por cobrar son el conjunto de derechos que tiene una empresa a su favor ante terceros por concepto de la prestación anticipada de un determinado servicio o por la venta de un producto. Es decir, que las cuentas por cobrar son la consecuencia de la actividad económica diaria que se realiza en la empresa.

Por lo tanto, las cuentas por cobrar pasan a ser la representación de un crédito que la entidad o empresa le permite o le concede a sus clientes, con la finalidad de financiar la respectiva actividad económica de ellos, así, las cuentas por cobrar constituyen para la empresa que genera el crédito al cliente, un dinero que está en condición de cuentas por cobrar que se encuentra pendiente por concepto de la venta de bienes y/o servicios. Desde el punto de vista de la empresa, este crédito realizado se convertirá en una “Cuenta a pagar”.

Las cuentas por cobrar se pueden clasificar en varias categorías, dependiendo del período dispuestos para liquidar el derecho de cobro, su clasificación se puede establecer de la siguiente manera:

• Cuentas por cobrar a corto plazo: menos de dos (2) meses.
• Cuentas por cobrar a largo plazo: más de doce (12) meses. Estas a su vez se reclasifican en cuentas por cobrar a corto plazo cuando el crédito vence en los próximos doce (12) meses.

Existen también, las “Otras cuentas por cobrar”, que corresponden a los derechos que son exigibles y que son originados por aquellas actividades que son distintas a las ventas de bienes o prestaciones de servicios entre los cuales se pueden mencionar: préstamos otorgados a empleados, saldos de impuestos a favor, reclamaciones por siniestros y otras transacciones.

¿Cómo se deben llevar las cuentas por cobrar?

En una determinada entidad o empresa del tipo comercial las cuentas por cobrar, se generan mediante una factura que es emitida por la entidad al momento de la compra o del servicio adquirido y dicha factura es enviada al cliente por correo o de forma electrónica. Una vez recibida por el cliente, éste debe cancelarla o liquidarla dentro de un período de tiempo establecido según los términos de crédito o de pago acordados.

¿Cómo debe rellenarse el formato 1008 correspondiente al saldo de cuentas por cobrar al 31 de diciembre?

Este formato 1008 de saldos de cuentas por cobrar debe ser enviado en un archivo XML, cumpliendo con las siguientes especificaciones:

1. Estándar del nombre de los archivos. Cada archivo debe contar con su respectivo nombre y se deben cumplir con los caracteres detallados a continuación:

• cc: Concepto (inserción: 01; reemplazo: 02).
• mmmmm: Formato (correspondiente a saldos de cuentas por cobrar al 31 de diciembre = 01008).
• vv: Versión del formato (versión = 07).
• aaaa: Año de envío.
• cccccccc: Consecutivo de envío por año.

2. Formato del archivo. El formato que corresponde a saldos de cuentas por cobrar al 31 de diciembre, contiene un documento XML, que está clasificado por dos elementos que son: el encabezado y el contenido y que deben ser enviados de acuerdo al orden enunciado. Entre los puntos principales se debe cumplir con lo siguiente:

• El documento XML debe cumplir con la especificación 1.0 Tercera edición.
• El conjunto de caracteres que se usa en este formato XML debe corresponderse con el alfabeto latino No. 1: ISO-8859-1.
• El archivo debe estar bien formado y valido de acuerdo con el esquema XSD.
• Debe también contener un elemento único elemento raíz llamado “mas”, que debe contener toda la información del archivo correspondiente, esto debe ser tanto para el encabezado como para como para los registros.

3. Entre estas validaciones, se especifican dos tipos, las generales y las del encabezado.

Entre las validaciones generales se debe establecer que:

• El archivo debe contener todos los campos bien definidos que deben ser correctamente diligenciados.
• La información que contiene el archivo debe corresponder con el esquema XSD entregado.
• Los respectivos atributos que reportan valores numéricos, deben reportarse con valores numéricos positivos, no deben incluir signos ni puntuaciones, según lo que reporte el informante o en tal caso debe reportarse en cero (0).
• Los campos en donde se reporta la fecha, deben estar completados con fechas válidas correspondientes al año, el mes y el día.

Entre las validaciones del encabezado están:

• Los campos que corresponden a concepto, formato y versión, deben estar diligenciados con los respectivos valores establecidos en las especificaciones técnicas.
• El año de envío debe corresponder con el año calendario.
• El número de envío debe ser un número consecutivo por año para todos aquellos formatos que el remitente envíe a la DIAN.
• La fecha de envío debe corresponder con la fecha calendario, en el formato AAAA-MM-DDTHH:MM:SS.
• La cantidad de registros debe coincidir con la cantidad de registros que se reportan en el contenido, se pueden presentar como máximo un número de 5000 registros.
• El valor total, corresponde a la sumatoria de la casilla “sal”, que se refiere al saldo de cuentas por cobrar al 31 de diciembre correspondiente a los registros reportados.

4. Esquema XSD. Este esquema consiste en un mecanismo que permite comprobar la validez del archivo XML que es el archivo que se solicita para la presentación del formato 1008 y es utilizado para definir y comprobar el contenido del documento XML.

¿Cómo se utiliza el formato 1008?

Es importante saber realizar las operaciones que se debe reportar en este formato para evitar errores en su relleno y que sea rechazada la solicitud. En primer lugar, se deben calcular los saldos de deudores, para ello, a través del reporte se extrae ítems abiertos de clientes y proveedores que se basan en las cuentas de mayores que se haya configurado por su persona para este formato 1008. Conjuntamente, todos los ítems abiertos que están relacionados con los anticipos a proveedores también serán incluidos cuando se haya configurado una cuenta de mayor para pagos anticipos respectivos.

Se debe tener en cuenta, usar la nota de SAP 2854549 para que pueda obtener el formato 1008 correctamente fijado en el sistema.

En el cálculo a realizar, se deben reportar las cuantías mínimas, según lo que se ha establecido en la Resolución 000060 de 2017. En este caso, en el cálculo de cuantías mínimas se debe realizar la previa configuración para empezar a reportar montos de ítems abiertos de acuerdo al límite mínimo que usted debe especificar. Al realizar la configuración, el sistema de forma automática agrega montos en una única línea del archivo XML de salida correspondiente al límite que usted como entidad o persona haya especificado al inicio de la configuración.