Qué puedes resolver aquí
Un archivo por operación que conserva el documento recibido, su comprobación y las notas que lo corrigen, sin confundir un PDF con la validación.
Guía paso a paso
Conserva lo que recibiste del emisor
Guarda el archivo original y los demás documentos electrónicos que acompañen la factura. Si recibiste una representación en PDF y un archivo XML, conserva ambos; no sustituyas el original por una captura de pantalla. Relaciona también el mensaje de entrega cuando ayude a identificar al emisor o la fecha de recepción.
Comprueba el documento antes de archivarlo
La DIAN ofrece una consulta de validación mediante el CUFE o el código QR de la factura. Accede al canal oficial y compara el resultado con el documento: emisor, adquirente, fecha e importe. Una maquetación convincente no acredita validación. Si el resultado no corresponde, conserva la diferencia y solicita aclaración al emisor por un contacto que conozcas.
Utiliza una carpeta por periodo y una referencia consistente
Por ejemplo, una factura recibida en octubre puede guardarse en «2026/10/proveedor/referencia». Ese es un criterio de archivo, no una regla de reconocimiento fiscal. Evita incluir el identificador completo del comprador en carpetas compartidas. En un índice privado, indica dónde está el original y si falta algún archivo.
Relaciona notas y versiones sin reemplazar el historial
Si recibes una nota o una corrección, vincúlala a la factura correspondiente. Un archivo llamado «final» no explica qué cambió: anota la referencia anterior y la nueva. No elimines una factura solo porque llegue otro mensaje con una cifra distinta. Primero aclara si es una sustitución, un documento relacionado o una operación diferente.
Separa la custodia de la revisión tributaria
Mantén una copia de seguridad y comprueba que puedes abrir los archivos. Elige un acceso limitado cuando los compartas con un asesor. La carpeta no decide si un gasto es procedente ni cuánto tiempo debes conservar cada documento en tu caso; esas cuestiones dependen de su naturaleza y de las obligaciones aplicables.
Preguntas sobre este caso
¿Una captura sustituye al archivo original?
Puede ayudar a explicar una incidencia, pero conserva el documento que recibiste y sus archivos relacionados.
¿Qué hago si la consulta no coincide?
Registra la diferencia y consulta al emisor por un canal conocido antes de dar el documento por comprobado.
Consulta la fuente oficial
DIAN: cómo comprobar una factura electrónica
Fuentes consultadas el 29 de octubre de 2026. Comprueba en la entidad las instrucciones de la actuación que te corresponda.
Elige el siguiente paso
Criterio editorial
Fuentes y criterio
Priorizamos cautelas, canales responsables y orden documental.
Siguiente lectura
Guias relacionadas
Continua con una duda cercana.
