“Reporte de socios, accionistas, cooperados o comuneros” con el Formato 1010

¿De qué se trata el formulario 1010?

Este formulario 1010 v.8, fue diseñado para reportar todo lo referente a la información personal y los aportes sociales que se realizan por los socios, los accionistas, comuneros, cooperados e inclusive los asociados de los fondos de empleados durante un período fiscal, cuando el valor de los aportes sociales al 31 de diciembre sea superior o igual a $3.000.

¿Para qué sirve el formato 1010 y cuáles son las leyes que rigen este Reporte de socios, cooperados y comuneros?

Este formato sirve para recolectar la información básica para reportar lo expuesto en el literal “a” del artículo 631 del Estatuto Tributario (ET), tema referente sobre los socios o accionistas, cooperados y comuneros al 31 de diciembre del período fiscal y, según lo establecido en el artículo 15 de la Resolución 11004 de 2018.

¿Quiénes deberán reportar el formato 1010 sobre los socios, accionistas, cooperados o comuneros?

Este informe correspondiente al formato 1010, lo deberán presentar ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) solamente los socios, accionistas, cooperados, comuneros o asociados que al 31 de diciembre del período fiscal tengan aportes cuyo valor nominal sea el expuesto anteriormente. Los que cumplan con estas características específicas, deben suministrar en primer lugar los datos identificativos como: nombres, direcciones y código del país. Este formato 1010, debe ser presentado específicamente por:

• Personas jurídicas con ánimos de lucro (códigos del 01 al 99 en la casilla 63 y, código 01 en la casilla 70, ambas casillas ubicadas en la segunda página de su Registro único Tributario-RTU).
• Las empresas comunitarias (código 10 en la casilla 69 de la segunda página de su RTU).
• Las cooperativas de todo tipo (códigos 01 hasta 99 en la casilla 66 de la segunda página de su RTU).
• Los fondos de empleados (código 15 en la casilla 65 de la segunda página del RTU).

¿Cómo debe presentarse el formato 1010 ante la DIAN?

Este formato 1010 acerca de la información correspondiente a socios, accionistas, comuneros y/o cooperados, se deberá presentar en un archivo XML y, el cual debe cumplir con las siguientes características:

• Estándar del nombre de los archivos: se debe especificar el nombre de cada archivo dada la secuencia de caracteres mostrada a continuación:
• cc: Concepto (inserción = 01, reemplazo = 02).
• mmmmm: Formato (información de los socios, accionistas, comuneros y/o cooperados = 01010).
• vv: Versión del formato (versión = 07).
• aaaa: Año de envío.
• cccccccc: Consecutivo de envío por año.
• Formato del archivo: este formato en donde se reporta la información acerca de los socios, accionistas, comuneros y/o cooperados, debe estar contenido en un documento XML, que se constituye de dos elementos formados por “Encabezado y Contenido”, que deben ser enviados en el orden especificado. Es decir:
• El documento del formato 1010 XML debe cumplir con la especificación 1.0 Tercera Edición.
• El conjunto de caracteres que se utilice en el documento XML debe estar basado en el alfabeto latino Nº 1: ISO-8859-1.
• El archivo del documento XML debe estar formado y validado de acuerdo al esquema XSD.
• Este archivo debe contener un elemento único elemento raíz llamado (mas), que debe contener toda la información respectiva del archivo, tanto el encabezado como los registros.

1. El formato del encabezado: Este debe contener los siguientes datos, los cuales son todos de carácter obligatorio:

• Año de envío: Debe rellenarse según formato AAAA.
• Concepto: se utiliza (1 = inserción; 2 = reemplazo).
• Código del formato: Se corresponde con la información de los socios, accionistas, comuneros y/o cooperados = 1010.
• Versión del formato: Versión = 7.
• Número de envío: El número debe ser consecutivo por año para todos los formatos que el remitente envíe a la DIAN.
• Fecha de envío: Debe corresponder con la fecha del calendario y presentarse en formato AAAA-MM-DDTHH:MM:SS.
• Fecha inicial: Debe corresponder con la fecha del calendario, el registro debe tener el formato AAAA-MM-DD.
• Fecha final: Debe corresponder con la fecha del calendario, el registro debe tener el formato AAAA-MM-DD.
• Valor Total: Corresponde a la sumatoria de la casilla “val”, que corresponde al valor patrimonial acciones o aportes al 31 de diciembre de los registros reportados.
• Cantidad de registros: Corresponde a la cantidad de registros que a reportar, se puede enviar un máximo de 5000 registros.

2. El formato del archivo: debe estar formado por: Formato del encabezado y formato del contenido con sus especificaciones y caracteres requeridos.

En el caso particular del formato de contenido, se deben incluir los registros usando el campo “Cantidad de registros”. Estos registros deben reportarse manteniendo la misma estructura utilizada en el formato de cabecera. El contenido del archivo en el elemento “socios” y deben especificarse los datos dados a continuación para cada una de las transacciones reportadas:

• Tipo de documento: Se especifican de acuerdo a los que estén definidos en la resolución.
• Número de identificación del socio o accionista: Se debe rellenar sin guiones, puntos, comas o espacios en blanco.
• Digito de verificación: Si este dato se conoce debe suministrase.
• Primer apellido del accionista: Se debe especificar en caso de tratarse de una persona natural.
• Segundo apellido del accionista: Se debe especificar en caso de tratarse de una persona natural.
• Primer nombre del accionista: Se debe especificar en caso de tratarse de una persona natural.
• Otros nombres del accionista: Se debe especificar en caso de tratarse de una persona natural.
• Razón social del accionista: Se debe especificar cuando se trate de una persona jurídica.
• Dirección: Debe especificarse si el país de residencia es Colombia.
• Código del departamento: Código usado DANE numérico, se deben incluir los ceros ubicados a la izquierda.
• Código del municipio: Código usado DANE numérico, se deben incluir los ceros ubicados a la izquierda.
• País de residencia o domicilio: Debe rellenarse de acuerdo a los establecidos por resolución.
• Valor patrimonial acciones o aportes: Debe reportarse un valor positivo, entero y no debe llevar ni puntos ni comas.
• Valor participaciones, dividendos o remanentes pagados y/o abonados a cuenta: Debe reportarse un valor positivo, entero y no debe llevar ni puntos ni comas.
• Porcentaje de participación: Se pueden incluir dos decimales, se puede utilizar punto (.) como separador decimal. El valor reportado debe estar entre 0.00001 y 100.

Los campos Tipo de documento y Número de Identificación del Socio o accionista, conforman una llave única para este formato 1010, por lo tanto no debe repartirse para los registros de un mismo envío.

• Validaciones: Se clasifican en validaciones generales y del encabezado.
• Validaciones generales: El archivo debe contener todos los campos definidos para el encabezado / Toda la información que está contenida en el archivo debe estar especificada y correspondida de acuerdo al esquema XSD que se haya entregado / Aquellos campos que utilicen valores decimales, deben llevar punto (.) como separador decimal / Aquellos campos en los que se requieran valores numéricos, no se debe utilizar ningún separador para miles, no se utilizan puntos (.) ni comas (,) / Aquellos campos corresponden a las fechas, deben se validas con respecto al año, mes y día.
• Validaciones del encabezado: En los campos de “concepto, formato y versión”, deben estar diligenciados según los valores establecidos en las respectivas especificaciones técnicas / El año de envío, debe corresponder con el año calendario / El número de envío se debe corresponder con un número consecutivo por año para cada uno de los formatos que el remitente envíe a la DIAN / La fecha de envío, debe corresponder con la del calendario y en el siguiente formato AAAA-MM-DDTHH:MM:SS / La cantidad de registros debe corresponder con la cantidad de registros reportados en el contenido que deben ser como máximo 5000 registros / El valor total debe corresponder a la sumatoria de la casilla “val”, es decir, valor patrimonial acciones o aportes al 31 de diciembre de los respectivos registros reportados.
• Esquema XSD: Debe corresponder con las especificaciones técnicas requeridas.