Conceptos y estructura del Formato 1009: información exógena 2024

Qué reporta el Formato 1009

La información exógena es el conjunto de datos que los contribuyentes entregan a la DIAN sobre sus operaciones con terceros durante el año gravable. El Formato 1009 es el mecanismo oficial para consolidar y transmitir esa información. Cubre:

• Ingresos recibidos de cada tercero (persona natural o jurídica)
• Egresos o pagos realizados a cada tercero
• Retenciones en la fuente practicadas
• IVA descontable y generado por operación
• Exportaciones e importaciones realizadas
• Operaciones en efectivo que superen topes
• Saldos de cuentas por cobrar y por pagar al cierre del año

Quiénes deben presentar

Están obligados a presentar información exógena en el Formato 1009:

• Personas jurídicas de cualquier tamaño, incluyendo sociedades, entidades extranjeras con establecimiento permanente y vehículos de propósito especial
• Personas naturales cuyo patrimonio bruto al 31 de diciembre del año gravable supere 100.000 UVT (aproximadamente 447 millones de COP en 2024)
• Personas naturales cuyos ingresos brutos del año superen 100.000 UVT
• Entidades sin ánimo de lucro que superen los topes mencionados
• Entidades públicas y organismos estatales

Quiénes NO están obligados

No deben presentar: - Personas naturales con patrimonio o ingresos inferiores a 100.000 UVT - Personas jurídicas inactivas sin operaciones en el año (siempre que cumplan los requisitos de inactividad) - Personas naturales no obligadas a llevar contabilidad que no superen los topes

Plazo de presentación

La presentación del Formato 1009 para el año gravable 2024 se realiza entre abril y junio de 2025, según el calendario que la DIAN publica anualmente. El vencimiento depende del último dígito del NIT del declarante. Consulte el calendario tributario vigente en la página oficial de la DIAN para conocer la fecha exacta que le corresponde.

Estructura del formato

El Formato 1009 organiza la información en cuadros o secciones. Cada cuadro agrupa un tipo específico de operación. Los principales son:

Cuadro 1: Ingresos Reporta los ingresos recibidos de cada tercero. Incluye ventas de bienes, servicios, arrendamientos, rendimientos financieros, regalías y cualquier otro ingreso que haya recibido de una persona o empresa identificada con NIT o documento de identidad.

Umbral: Cada ingreso se reporta si el valor acumulado con el mismo tercero supera 10 UVT (~45.000 COP).

Cuadro 2: Egresos Reporta los pagos realizados a cada tercero. Cubre compras de bienes, servicios, honorarios, arrendamientos pagados, nómina, y cualquier otro desembolso.

Umbral: Se reporta cada egreso que supere 10 UVT en el acumulado anual por tercero.

Cuadro 3: Retenciones en la fuente Relaciona las retenciones practicadas a cada tercero, tanto de renta como de IVA e ICA cuando aplique.

Umbral: Se reportan todas las retenciones, sin umbral mínimo.

Cuadro 4: IVA Desglosa el IVA generado y el IVA descontable por cada operación con terceros. Incluye también el IVA retenido.

Umbral: Se reporta si el valor del IVA supera 10 UVT en el año por tercero.

Cuadro 5: Exportaciones Detalla las exportaciones realizadas, incluyendo país de destino, código arancelario y valor en dólares y pesos.

Umbral: Se reportan todas las exportaciones, sin umbral mínimo.

Cuadro 6: Importaciones Detalla las importaciones realizadas con la misma información que exportaciones.

Umbral: Se reportan todas las importaciones, sin umbral mínimo.

Cuadro 7: Operaciones en efectivo Reporta pagos y recepciones en efectivo que superen 100 UVT por operación.

Umbral: Operaciones individuales que superen 100 UVT.

Cuadro 8: Saldos Reporta los saldos de cuentas por cobrar y por pagar al cierre del año gravable con cada tercero.

Umbral: Se reportan saldos que superen 10 UVT.

UVT 2024 El valor de la UVT para 2024 fue de $47.065 COP. Todos los umbrales deben calcularse con este valor.

Cómo preparar los datos antes de cargar

1. Consolidar la cartera de terceros

Extraiga de su contabilidad o sistema de facturación la lista de todas las personas naturales y jurídicas con las que tuvo operaciones en el año gravable. Para cada una debe tener:

• NIT o número de documento completo con dígito de verificación
• Nombre o razón social exactos según el RUT
• Dirección y teléfono (actualizados)
• Ciudad y departamento
• Correo electrónico

2. Clasificar las operaciones por cuadro

Agrupe cada operación en el cuadro que corresponda del Formato 1009. Una misma factura puede generar registros en varios cuadros (ingreso, retención, IVA).

3. Validar los valores mínimos

Revise que cada registro supere el umbral del cuadro correspondiente. Si el acumulado con un tercero no supera el tope, puede omitir ese renglón.

4. Generar el archivo

La DIAN exige el archivo en formato XML con la estructura definida en el anexo técnico publicado cada año. Puede generarlo desde:

• Su software contable (la mayoría exporta el XML directamente)
• El aplicativo oficial de la DIAN (descargable desde www.dian.gov.co)
• Herramientas de terceros certificadas

5. Validar el archivo antes de enviar

La DIAN dispone de un validador en línea que revisa la estructura XML. Cargue el archivo antes del envío para detectar errores de formato, datos faltantes o inconsistencias.

6. Presentar y obtener el acuse

Ingrese a la sede electrónica de la DIAN con su usuario y contraseña, cargue el archivo validado y confirme la presentación. Descargue y guarde el acuse de recibido con el número de radicado y la fecha.

Errores comunes al presentar el Formato 1009

Error de NIT o documento El error más frecuente: un dígito de verificación incorrecto, un NIT mal copiado o un tipo de documento equivocado. Verifique cada documento contra el RUT antes de incluirlo en el archivo.

Omisión de terceros Es fácil olvidar operaciones pequeñas con proveedores o clientes de bajo volumen. Revise los movimientos de todo el año, no solo los que superan claramente los umbrales.

Valores inconsistentes Si el IVA descontable de una factura no cuadra con el IVA generado reportado por el proveedor, la DIAN puede requerir información. Revise que las bases gravables coincidan.

Archivo mal formado El XML debe seguir exactamente la estructura del anexo técnico. Use siempre el validador oficial antes de enviar. Un error de formato puede devolver el rechazo completo del lote.

Presentación extemporánea Presentar después de la fecha de vencimiento genera sanciones. La sanción por extemporaneidad es del 5% del valor de la información no presentada, sin exceder 39.000 UVT. Si presenta dentro de los dos meses siguientes, la sanción se reduce al 2%.

No guardar el acuse Sin el acuse de presentación no puede probar que entregó la información. Descárguelo y archívelo junto con los soportes del año gravable.