¿Qué se reporta en el Formato 1009?

En este formato 1009 v. 7 se reporta toda la información exógena que tiene que ver con los “saldos de cuentas por pagar” en el período fiscal. Es decir, que en este formato se reporta el saldo que corresponde a las cuentas por pagar excluyendo la información referente en los conceptos 2201 al 2209.

En un reporte de cuentas por cobrar se debe tener especificado los depósitos que se hayan realizado a una determinada entidad bancaria, allí se especifica el número de cuenta del banco, la fecha de depósito, el tipo de movimiento, el proveedor, la factura, el subtotal, IVA, el total y la moneda, con la finalidad de llevar un ordenamiento de la información que se tenga que reportar mediante el formato 1009.

¿Cuáles son los conceptos a los que corresponden los saldos de cuentas por pagar del formato 1009?

Según al concepto al que corresponda, el formato 1009, se debe basar en los siguientes:

1. Concepto 2201. Valor del saldo de los pasivos con proveedores.
2. Concepto 2202. Valor del saldo de los pasivos con las compañías vinculadas accionistas y socios.
3. Concepto 2203. Valor del saldo de las obligaciones financieras.
4. Concepto 2204. Valor del saldo de los pasivos por impuestos, gravámenes y tasas.
5. Concepto 2205. Valor del saldo de los pasivos laborales.
6. Concepto 2207. Valor del saldo del pasivo determinado por el cálculo con el NIT del informante.
7. Concepto 2209. Valor de los pasivos exclusivos de las compañías de seguros.
8. Concepto 2208. Valor de los pasivos respaldados en documento de fecha cierta.
9. Concepto 2206. Valor del saldo de los demás pasivos.

¿Cuáles son los pasos que se deben tener en cuenta para organizar y rellenar el formato 1009 v. 7 del Reporte de cuentas por pagar?

Antes de rellenar el formato 1009 de Reporte de cuentas por pagar, se debe organizar la siguiente información, de forma tal de evitar errores y sanciones.

Si el declarante se trata de una persona natural o asimilada, sólo deberá detallar los pasivos a 31 de diciembre que están relacionados con las rentas de capital y rentas no laborables.

Antes de organizar la información, es preciso conocer quienes acumulan saldos por los tipos de cuenta por pagar que sean iguales o superiores a $500.000 o iguales o superiores a $1.000.000, todo va a depender del límite que el declarante reporte. Para ello, se sugiere realizar los siguientes pasos:

• En una hoja de trabajo Excel se puede recabar los datos siguientes: códigos contables y los nombres de las cuentas del pasivo, sus beneficiarios junto a los saldos fiscales a diciembre del año gravable de todas las cuentas por pagar, incluyendo el pasivo del cálculo relacionado con las pensiones de las jubilaciones, en caso de que la entidad o empresa las maneje, también, se debe involucrar el valor total de los saldos fiscales respetando que coincida con el valor que la empresa o persona declarante haya colocado en el renglón de Total de Pasivos del respectivo formato de la declaración de renta o de los ingresos y patrimonio respectivo al período fiscal.

Por otro lado, si se trata de una persona natural el que declara la renta mediante el formato 210, en este caso, en la hoja de trabajo sólo deberá incluir los datos de los pasivos hasta 31 de diciembre, tomando en consideración que las relaciones sean con sus rentas de capital y rentas no laborables, según lo establecido en el parágrafo 3 del artículo 1 de la Resolución 011004 de 2018.

• Según lo establecido en el parágrafo 1 del artículo 26 correspondiente a la Resolución 011004 de 2018, si la persona natural o la entidad declarante participó durante el período fiscal como: mandante en contratos de mandato, asociados en un contrato de exploración de hidrocarburos, miembros de un consorcio o unión temporal, participe oculto en un contrato de cuentas en participación, deberán retirarse los pasivos que existan fiscalmente al 31 de diciembre del año gravable, y por lo tanto los originados en las operaciones relacionadas con las actividades antes mencionadas, con respecto a las cuentas por pagar deben ser reportadas única y exclusivamente por el mandatario que los haya representado en todas estas actividades en las que haya existido esta participación.
• Luego, se deberá convertir la hoja de trabajo realizada en una Base de Datos, usando los pasivos resultantes y sin incluir la cuenta de pasivo del cálculo correspondiente, debido a que este pasivo se debe reportar en su totalidad con el NIT del declarante. En esta base de datos, se deberá observar el código contable de la cuenta, el nombre de la cuenta contable, el NIT del tercero, el nombre del tercero y el saldo fiscal a diciembre del período correspondiente o año gravable.
• Posteriormente, a la base de datos explicada en la parte anterior se le debe efectuar un ordenamiento teniendo en cuenta como criterio “el NIT”, independientemente de que se mezclen los NIT de los beneficiarios que se encuentren ubicados en el exterior con el NIT de los beneficiarios que se encuentran dentro del territorio Colombiano. Y otro de los criterios a tomar en cuenta en este paso es “el código contable de la cuenta”. Es importante, que los declarantes de este formato 1009 que hayan estado sujetos o no al régimen de precios de transferencia, están en la obligación de reportar detalladamente, según la cuenta por pagar a los respectivos beneficiarios del exterior.
• También, es de consideración exponer que en el caso de los terceros en el exterior que sean personas naturales se les debe reportar con el documento “42”, correspondiente a documento en el extranjero, así como también el número de identificación fiscal que es utilizada en el exterior cuando se trate de reportar el Impuesto de Renta de sus respectivos países.
• Luego, se debe realizar el cálculo de los subtotales de la respectiva base de datos de manera tal que se realice la “sumatoria” de la columna “saldo fiscal” por cada cambio en el NIT. Realizándose este paso, se puede reconocer cuales son los terceros que acumularon saldos iguales o superiores a $500.000 o iguales o superiores a 1.000.000, dependiendo de este monto del reporte que le corresponda a cada informante, aquí se incluyen todos aquellos conceptos en donde se reflejen los saldos correspondientes al 31 de diciembre.
• A todos aquellos terceros que se deben llevar de forma individualizada al reporte realizado, debido a que los saldos acumulados que presentan al reunir todas las cuentas por pagar son iguales o superiores a $500.000 o iguales o superiores a $1.000.000, se les debe diferenciar con un color de relleno en la celda.
• Ya realizado todo el procedimiento anterior, las celdas que queden sin color de relleno de los terceros, es decir, la columna correspondiente a saldo fiscal a diciembre del año declarante, serán los que agrupan las “cuantías menores” y cuyo registro único debe ser 222.222.222. Para realizar este registro especial acerca de las cuantías menores dentro de cada concepto, se realiza organizando de nuevo la base de datos, usando el criterio de “el código contable de la cuenta”. Cuando se refiere a cuantía menores, se especifican las cuantías menores de proveedores o las cuantías menores de obligaciones financieras. El Gobierno de Colombia, establece según la Resolución 000060 de 2017 que se incluya en el formato 1009 el cálculo de las cuantías mínimas.