Certificados de Ingresos y Retenciones (CIR) ¿Qué es el formato 220?

El formulario 220 se trata de un Certificado de Ingresos y Retenciones que se realiza por las rentas de trabajo y de pensiones en un año gravable respectivo. Este Certificado de Ingresos y Retenciones es un documento mediante el cual el empleador, contratante o agente retenedor de una entidad, de forma obligatoria debe reportar los pagos que ha realizado durante un año a su empleado, así como también, debe reportar las retenciones que se realizaron por dichos pagos como producto de la relación laboral.

Todos los datos reflejados en el Certificado de Ingresos y Retenciones (CIR) corresponden específicamente al ejercicio fiscal inmediatamente anterior, en otras palabras, se calcula desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del año anterior.

Este formulario 220 consta de 74 renglones que deben estar adecuadamente diligenciados por ambas partes, el empleador y el trabajador. Su nombre completo es, «Certificado de Ingresos y Retenciones para personas naturales empleados».

¿Para qué sirve el Certificado de Ingresos y Retenciones (CIR) formato 220?

Uno de los objetivos principales es el de poder controlar y especificar todo lo referente a las rentas de trabajo y pensiones duran el período fiscal. A través de este formato 220, se detallan todos los pagos que la entidad, empresa o empleador, ha realizado a sus trabajadores de forma individual como resultado de su reprocidad laboral. En el se incluyen por ejemplo, pagos por conceptos de cancelación de seguro social con la respectiva retención en la partida practicada en cada caso.

¿Cómo se puede obtener este Certificado de Ingresos y Retenciones (CIR) del formulario 220?

Para que el trabajador de una determinada entidad pueda obtener este Certificado de Ingresos y Retenciones (CIR) correspondiente al formulario 220, lo debe obtener mediante la empresa para la cual trabaja y, por ende, por parte del empleador, quien debe entregar este reporte de forma anual especificando en él los respectivos ingresos y las retenciones realizadas para la declaración de la renta.

Hay entidades o instituciones, en donde este certificado está disponible en forma digital para que los mismos trabajadores puedan descargarlo. Este es un servicio que ofrecen estas entidades el cual está estrechamente vinculado con las actividades llevadas a cabo por la dirección de recursos humanos.

Existen algunos casos en los cuales, se puede descargar directamente de los portales web, siguiendo los siguientes pasos dados a continuación:

• Ingresar al portal web de la de la entidad en la que labora (si se trata del sector público).
• Realizar la consulta ingresando al menú de «pagos y servicios». Hay entidades en las cuales existe un enlace directo que lo refiere como servidor.
• Una vez que se ha ingresado, realizar el trámite en la parte de «servicio de tesorería», una vez allí, podrá consultar el «certificado de descuentos y retenciones».
• Hacer clic en «genere su certificado».
• Antes de obtenerlo deberá responder algunas preguntas de validación que arroja el sistema.
• Luego, para generar el certificado, será necesario que se completen algunos datos, como son: fecha inicial y final del período fiscal o de relación laboral, adicionalmente, también, los descuentos y las retenciones correspondientes al período involucrado.
• Seleccionar el tipo de reporte que se requiere, puede ser detallado o el consolidado.
• Al culminar todos los requisitos solicitados, debe hacer clic en generar PDF.
• Haga clic en «Guardar el archivo»

En caso tal, de no haber recibido o no se tenga conocimiento de cómo conseguir el Certificado de Ingresos y Retenciones, se puede comunicar directamente con la empresa, debido a que ellos son los únicos autorizados y responsables directos de expedirlo, una vez recibido, se debe constatar de que se trate de un formulario estándar que se emite directamente de la DIAN, el cual debe estar completamente diligenciando y en presentación formato PDF. Con este formato 220, las personas pueden tramitar el pago del Impuesto sobre la Renta.

Si por algún motivo, se ha trabajado en más de una empresa durante el período fiscal, es importante, solicitar ante las diferentes empresas el respectivo Certificado de Ingresos y Retenciones (CIR) para luego ser presentados en la declaración de la renta.

¿Cómo pueden las entidades obtener el formato 220 del Certificado de Ingresos y Retenciones?

Este Certificado de Ingresos y Retenciones (CIR), es un formato que pertenece específicamente al sistema implementado por la DIAN, mediante este modelo de certificaciones único para las respectivas gestiones de ingresos y servicios, el control de realiza de forma automatizada a través del portal web de la DIAN: www.dian.gov.co

¿Qué contiene el formato 220 de Certificado de Ingresos y Retenciones?

Existen diferentes formatos por medio de los cuales se diligencian los ingresos y las retenciones de un trabajador, esto dependerá del estatus decada persona. Para el caso particular de un asalariado o dependiente, el formato adecuado es el 220, de acuerdo con el artículo 379 del Estatuto Tributario. En este certificado de ingresos y retenciones debe contener la siguiente información:

1) En el caso del empleador, se tiene el apartado «retenedor», que consta de:

• Apellidos y nombres del agente retenedor. Se puede colocar la razón social en caso de tratarse de una entidad o empresa.
• Documento de identidad o NIT del agente.
• Período de certificación, aquí se debe especificar la fecha de inicio de labores hasta la fecha de solicitud. Generalmente, se trata del período fiscal, es decir, desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre.
• La dirección de agente.

2) En el apartado de «concepto de ingresos», se debe rellenar:

• El valor de los pagos que se realizaron por parte del empleador a la cuenta del trabajador, allí se debe especificar el concepto de cada uno de ellos y el monto total de las retenciones realizadas. No se deben combinar los conceptos de pagos diferentes.
• En la parte de «concepto de los aportes», se especifica el valor que se efectuó a las entidades.
• Se coloca la firma del Pagador, con ella se afirma los datos aportados y, el hecho de que no existe otro pago o compensación hecha a favor del trabajador durante el período fiscal.
• Todo el procedimiento debe realizarse de acuerdo a la conformidad con las normas y reglamentos pertinentes a la ley.

3) En caso de que el trabajador realice otras actividades, se deben especificar las mismas en el formulario 220, según lo establecido en el artículo 380, que expone lo siguientes requerimientos:

• Se deben colocar los ingresos que se hayan percibidos por concepto de la realización de otras actividades durante el año fiscal. Las actividades deben ser gravables y de origen diferentes a la relación de labor.
• La relación que corresponde al patrimonio bruto al último día del año fiscal, se debe indicar el valor a la respectiva fecha, así como también, se deben declarar los bienes y el valor que respecta a cada uno.
• El monto de las deudas vigentes a la fecha de terminación correspondiente al período fiscal.
• La firma sobre el cumplimiento de los requisitos del certificado, que indica que la persona manifiesta que cumple con todos los requisitos solicitados.

¿Pueden existir sanciones si no se emite el Certificado de Ingresos y Retenciones del formato 220?

Según la Ley 1819 de 2016, se establece que al que incumpla la declaración del Certificado de Ingresos y Retenciones deberá ajustarse a una sanción del 5% del valor en pagos o abonos correspondientes que no haya expedido. El tiempo especificado para resolver o responder a cualquier cargo es de un mes. Estas sanciones recaen sobre el empleador, quien es el responsable directo de emitir el Certificado de Ingresos y Retenciones de un trabajador, además que debe ser emitido dentro del plazo correspondiente previsto por la autoridad competente.